Политика обработки персональных данных

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных пользователей системы управления ПВЗ (далее — «Сервис»), доступной по адресу pvzcrm.com.

Сервис предназначен для организаций и индивидуальных предпринимателей, управляющих пунктами выдачи заказов. Данные их работников обрабатываются по поручению работодателя — распределение ролей и ответственности описано в разделе 2, правовые основания — в разделе 5.

Сервис используется организациями и индивидуальными предпринимателями (далее — «Компания»), которые ведут в нём учёт работы своих пунктов выдачи заказов. В отношении персональных данных своих работников Оператором является Компания: именно она определяет цели обработки и состав обрабатываемых данных, принимает решение о приёме на работу и несёт обязанности работодателя.

Владелец Сервиса обрабатывает такие данные по поручению Компании в соответствии с ч. 3 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Поручение оформляется договором между Компанией и владельцем Сервиса; в договор включаются все требования, предусмотренные ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, в частности: перечень персональных данных и действий с ними, цели обработки, обязанность соблюдения конфиденциальности, требования к защите данных и к их локализации. Владелец Сервиса не определяет цели обработки данных работников Компании и не использует их в собственных интересах.

Ответственность распределяется следующим образом: перед работником за обработку его данных отвечает Компания как Оператор; владелец Сервиса отвечает перед Компанией за сохранность и безопасность переданных данных.

В отношении данных, которые владелец Сервиса собирает для собственных целей — регистрационные данные представителей Компаний, обращения в поддержку, технические журналы работы Сервиса, — Оператором выступает владелец Сервиса.

Владелец Сервиса: Индивидуальный предприниматель Зурхаев Мурад Абдулнасырович, ОГРНИП 321057100053032, ИНН 056008980890. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, — индивидуальный предприниматель лично; контакты для обращений приведены в разделе 11.

Представители Компании (лица, управляющие учётной записью):

• фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; номер телефона;
• идентификатор чата в Telegram — при добровольном подключении;
• дата и версия Политики, с которой ознакомился пользователь;
• содержание обращений в поддержку и переписки по техническим вопросам.

Регистрационные сведения Компании. При заключении договора обрабатываются наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, телефон и адрес электронной почты Компании. Если Компания — индивидуальный предприниматель, эти сведения одновременно являются его персональными данными; Оператором в отношении них выступает владелец Сервиса, основание — заключённый договор (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Работники Компании (сотрудники пунктов выдачи):

• фамилия, имя, отчество; номер телефона; должность и привязка к пункту выдачи;
• сведения о рабочих сменах, графиках, открытии и закрытии смены;
• показатели работы и начисленное вознаграждение (премии);
• записи о действиях в Сервисе: кто и когда совершил операцию (журнал действий);
• содержание внутренней переписки в Сервисе, включая вложенные файлы, изображения и голосовые сообщения;
• ответы на опросы вовлечённости и результаты проверки знаний;
• история обращений к справочным функциям (подбор упаковки, классификация грузов);
• идентификатор устройства для доставки push-уведомлений — при добровольном включении;
• идентификатор чата в Telegram — при добровольном подключении аккаунта;
• защищённые значения пароля и PIN-кода (в виде необратимых хеш-сумм).

Лица, указанные в доверенностях (доверители и представители — как правило, не работники Компании):

• фамилия, имя, отчество; ИНН доверителя;
• скан-копия доверенности, которая может содержать реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Технические данные. При обращении к скан-копиям доверенностей в базе данных Сервиса фиксируются IP-адрес, сведения о браузере и время доступа — это необходимо для учёта доступа к документам. При обычной работе с Сервисом такие сведения в базу данных не записываются. Отдельно от этого технические журналы серверов в служебных целях фиксируют факт обращения с указанием IP-адреса; эти журналы используются только для обеспечения работоспособности и безопасности и хранятся ограниченное время.

Специальные категории персональных данных (ст. 10 Закона № 152-ФЗ) и биометрические персональные данные (ст. 11) Сервисом не обрабатываются.

Пользователям запрещается размещать во внутренней переписке, в базе знаний и в иных свободных полях Сервиса специальные категории персональных данных, биометрические персональные данные, а также изображения и копии документов, содержащих персональные данные, если это не требуется для исполнения законодательства или прямо предусмотренных функций Сервиса.

Сервис не предназначен для использования лицами младше 18 лет; персональные данные несовершеннолетних не собираются.

С персональными данными совершаются следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача в случаях, предусмотренных законодательством или договором, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных. Обработка ведётся как с использованием средств автоматизации, так и без них. Обезличивание персональных данных Сервисом не производится.

Цели обработки данных работников определяет Компания как Оператор (см. раздел 2). Функциональность Сервиса позволяет достигать следующих целей:

• Идентификация пользователей и предоставление доступа к Сервису.
• Учёт рабочих смен и графиков, расчёт премий, формирование отчётности Компании.
• Подтверждение полномочий представителя при выдаче отправлений — обработка сведений из доверенностей во исполнение договора перевозки и требований законодательства.
• Внутренние коммуникации работников Компании (переписка, задачи, уведомления).
• Оценка вовлечённости персонала и проверка знаний — по решению Компании.
• Справочные функции: подбор упаковки, классификация опасных грузов.
• Обеспечение безопасности данных (журнал действий, контроль входа, защита от несанкционированного доступа).
• Связь с пользователями по техническим вопросам и направление рабочих уведомлений, в том числе в Telegram (см. разделы 5 и 9).
• Исполнение требований законодательства Российской Федерации.

Данные работников Компании обрабатываются без получения отдельного согласия — на основании трудового договора и обязанностей работодателя (ст. 86 Трудового кодекса РФ, п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Обрабатываются только те данные, которые необходимы для организации труда, учёта смен, расчёта вознаграждения и исполнения требований законодательства. С порядком обработки своих персональных данных работник знакомится у работодателя в порядке, установленном ст. 86 Трудового кодекса РФ; настоящая Политика доступна работнику в любое время по адресу pvzcrm.com/privacy.

Данные представителей Компании (лиц, регистрирующих учётную запись и управляющих ею) обрабатываются на основании заключённого договора об использовании Сервиса. При входе фиксируется факт ознакомления с настоящей Политикой — с датой и номером её редакции.

Уведомления в Telegram бывают двух видов, и основания у них разные.

• Личные уведомления приходят пользователю, самостоятельно подключившему свой аккаунт. Это добровольное действие пользователя; отключить их можно в любой момент в настройках Сервиса.
• Уведомления руководителю Компании и в её рабочий чат (сводки по пунктам выдачи, заявки на расходные материалы, отказы от смен, напоминания) направляются по решению Компании как работодателя и Оператора: она определяет, использовать ли этот канал, и обеспечивает правомерность передачи данных своих работников. В таких сообщениях указываются, в частности, фамилия и имя работника, совершившего действие. Эти сообщения адресованы не самому работнику, поэтому отключение им личного аккаунта на них не влияет. Состав передаваемых сведений приведён в разделе 9; возражения против такой передачи работник направляет своей Компании как Оператору (см. раздел 10).

Персональные данные обрабатываются в течение срока действия договора между Компанией и владельцем Сервиса и хранятся в следующие сроки:

• Журнал действий — 60 месяцев, если иной срок не предусмотрен законодательством. Записи о доступе к скан-копиям доверенностей хранятся бессрочно как документы учёта доступа.
• Отчёты смен, графики, сведения о начислениях — в течение срока, установленного законодательством о бухгалтерском учёте (не менее 5 лет).
• Сведения из доверенностей и их скан-копии — в течение срока действия доверенности и трёх лет после его истечения.
• Внутренняя переписка, ответы на опросы, результаты проверки знаний — в течение срока действия договора с Компанией.

Работник, с которым прекращены трудовые отношения, теряет доступ к Сервису. При этом его фамилия и имя сохраняются в ранее созданных документах, отчётах и записях журнала действий — без этого невозможно установить, кто совершил операцию, и исполнить требования бухгалтерского и кадрового учёта.

Обращения субъектов. Требования об уточнении, блокировании или уничтожении данных работник направляет своей Компании как Оператору (см. раздел 10). Ответ на обращение даётся в течение 10 рабочих дней с возможностью продления не более чем на 5 рабочих дней. Если выявлена неправомерная обработка, она прекращается в течение 3 рабочих дней; когда обеспечить правомерность обработки невозможно, данные уничтожаются в срок, не превышающий 10 рабочих дней (ч. 3 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). При достижении цели обработки или отзыве согласия, если оно являлось основанием, данные уничтожаются в течение 30 дней. Уничтожению не подлежат данные, срок хранения которых установлен законом.

При прекращении договора персональные данные Компании по её выбору возвращаются ей либо уничтожаются в течение 30 дней; факт уничтожения подтверждается актом.

Резервные копии. Удалённые персональные данные могут временно сохраняться в резервных копиях до их плановой перезаписи в соответствии с установленным циклом резервного копирования. Резервные копии хранятся в зашифрованном виде, доступ к ним ограничен, восстановление из копии производится только для устранения аварии.

Владелец Сервиса не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам для собственных целей. Передача происходит только тем поставщикам, без которых Сервис не может работать, и только в необходимом объёме:

• Хостинг-провайдер (Российская Федерация) — размещение серверов и баз данных Сервиса.
• GigaChat (ПАО Сбербанк, Российская Федерация) — справочные функции в разделах Сервиса для авторизованных пользователей: подбор упаковки и классификация опасных грузов (публичные инструменты на сайте к GigaChat не обращаются). Передаётся текст запроса, который вводит пользователь, и — при формировании проверочных вопросов — содержимое статей базы знаний Компании. Сервис не контролирует содержание этих текстов, поэтому пользователям не следует вводить персональные данные в запросы, а Компании — размещать персональные данные в базе знаний. Владелец Сервиса персональные данные в GigaChat намеренно не передаёт; за содержание введённого запроса отвечает пользователь.
• Почтовый провайдер — при подключении Компанией функции автоматической обработки отзывов клиентов Сервис читает письма указанного ею почтового ящика. Содержание таких отзывов, включая наименование пункта выдачи и его адрес, может пересылаться в рабочий чат Компании в Telegram (см. раздел 9).

Отдельные уведомления доставляются через сервисы, расположенные за пределами Российской Федерации, — см. раздел 9.

Персональные данные передаются государственным органам исключительно в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Владелец Сервиса принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий (ст. 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ). Ниже описаны принятые меры.

Локализация. Первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

• размещение баз данных и файлового хранилища на серверах в Российской Федерации;
• разграничение доступа между Компаниями: данные одной Компании недоступны другой;
• разграничение прав внутри Компании — по роли и по пункту выдачи;
• защита соединения с Сервисом по протоколу TLS;
• хранение паролей и PIN-кодов в виде необратимых хеш-сумм, полученных с использованием современных криптографически стойких алгоритмов;
• шифрование резервных копий; ключи хранятся отдельно от копий;
• журнал действий пользователей: фиксируется, кто и когда совершил операцию;
• учёт доступа к скан-копиям доверенностей с записью IP-адреса и времени;
• ограничение круга лиц, допущенных к обслуживанию Сервиса, и контроль их действий;
• ежедневный автоматический контроль целостности данных и резервное копирование.

Лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных, назначен индивидуальный предприниматель — владелец Сервиса (см. раздел 2).

Инциденты безопасности. При выявлении факта неправомерного или случайного доступа к персональным данным владелец Сервиса незамедлительно уведомляет Компанию, чьи данные затронуты, передаёт ей все сведения, необходимые для реагирования, и принимает меры к устранению последствий. Уполномоченный орган уведомляет тот, кто является Оператором затронутых данных, в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ: в отношении данных работников — Компания, в отношении данных, Оператором которых выступает владелец Сервиса (см. раздел 2), — владелец Сервиса. Порядок и сроки взаимодействия сторон при инциденте закреплены договором-поручением.

Основные базы данных и файловое хранилище Сервиса расположены на территории Российской Федерации. Вместе с тем часть уведомлений доставляется через сервисы, серверы которых находятся за пределами Российской Федерации.

• Telegram (Telegram FZ-LLC, Объединённые Арабские Эмираты) — доставка уведомлений и сводок пользователям, самостоятельно подключившим свой аккаунт, а также руководителю Компании и в её групповые чаты. В сообщениях могут содержаться: фамилия и имя работника, открывшего или сдавшего смену; фамилия и имя исполнителя задачи; фамилия и имя работника, подавшего заявку на расходные материалы или отказавшегося от смены, с указанной им причиной; фамилия доверителя по доверенности; наименование пункта выдачи; показатели выручки и остатка кассы; изображение графика смен с именами работников; содержание отзывов клиентов вместе с наименованием и адресом пункта выдачи. Решение об использовании Telegram принимает Компания: она подключает канал и определяет получателей, а Сервис отправляет сообщения по её настройке — в том числе автоматически, по расписанию. Владелец Сервиса получателей не определяет и в собственных интересах эти сведения не передаёт.
• Google LLC, Mozilla Corporation, Apple Inc. (США) — доставка push-уведомлений на устройства пользователей, включивших эту функцию. Передаётся технический идентификатор устройства; содержание уведомления персональных данных не содержит. Передача осуществляется исключительно по инициативе пользователя после добровольного подключения функции и прекращается при её отключении.

Передача осуществляется в объёме, необходимом для доставки уведомления, и только тем получателям, которых определила Компания.

Возможность отказа различается по видам уведомлений. Личные уведомления Telegram и push-уведомления пользователь отключает самостоятельно: аккаунт отвязывается в настройках Сервиса, push выключается в настройках браузера или устройства — передача уведомлений, адресованных лично ему, при этом прекращается. Сообщения руководителю Компании и в её рабочий чат отключению пользователем не подлежат: они адресованы не ему, а Компании, и решение об использовании этого канала принимает она. Отвязка личного аккаунта не останавливает упоминание работника в таких сообщениях. Работник, возражающий против такой передачи, обращается к своей Компании как к Оператору (см. раздел 10). Отказ от личных уведомлений не влияет на остальную обработку данных и на возможность работать в Сервисе.

В соответствии со ст. 14 152-ФЗ пользователь имеет право:

• Получать информацию об обработке его персональных данных.
• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения некорректных или незаконно обрабатываемых данных.
• Отозвать согласие на обработку персональных данных.
• Обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор (в том числе через официальный сайт rkn.gov.ru) или в суд.

Куда обращаться. Работнику Компании следует направлять обращение своему работодателю — он является Оператором его данных и принимает решения об их уточнении, блокировании и уничтожении. Владелец Сервиса не вправе самостоятельно изменять или удалять данные работников по их обращению: он действует только по поручению Компании и передаёт ей полученные обращения.

По вопросам работы самого Сервиса, а также по данным, Оператором которых выступает владелец Сервиса (см. раздел 2), обращение направляется способом, указанным в разделе 11.

По данным работника — к работодателю (Компании), реквизиты которой указаны в трудовом договоре и во внутренних документах об обработке персональных данных.

По работе Сервиса, а также по данным, Оператором которых является владелец Сервиса:

• Индивидуальный предприниматель Зурхаев Мурад Абдулнасырович
• ОГРНИП 321057100053032, ИНН 056008980890
• Электронная почта: cdektrans@gmail.com
• Telegram: t.me/Zurhaev

Обращение по вопросам обработки персональных данных рассматривается в течение 10 рабочих дней с даты получения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением заявителя о причинах продления.

Владелец Сервиса оставляет за собой право вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная редакция всегда доступна по адресу pvzcrm.com/privacy. Дата последнего обновления указана в начале документа.